Trabalhar de forma eficiente significa definir as prioridades relativas de diferentes tarefas. Parece óbvio, não é? Claro, alguns poderiam dizer que algumas coisas são claramente mais importantes que outras. No entanto, é muito fácil subestimar o quanto este conceito influencia o que precisa de ser feito, e ainda mais, o quanto ele influencia a sua eficácia inerente.
Aprender a gerir melhor o tempo com a Lei de Pareto é uma arte que qualquer profissional deve dominar. Ao longo deste artigo, vamos descobrir como a aplicação estratégica desta lei pode ajudar a maximizar a sua produtividade, permitindo que se concentre nas tarefas que realmente fazem a diferença.
Como pode a Lei de Pareto ajudar a gerir o tempo?
Há muitos anos, o economista italiano Vilfredo Pareto reconheceu uma verdade que agora carrega o seu nome e que é mais comumente chamada de regra 80/20. Esta regra estabelece uma relação causa-efeito numa proporção que, embora não seja representada absolutamente de forma precisa na vida real, uma aproximação de 80/20 é consistentemente encontrada em muitas atividades de negócios, por vezes com uma precisão considerável. Isto significa que, por exemplo:
- 20 por cento dos clientes de uma empresa provavelmente geram 80 por cento da sua receita.
- 20 por cento dos erros de fabrico provavelmente causam 80 por cento das não conformidades.
- 20 por cento do tempo de reunião resulta em cerca de 80 por cento das decisões tomadas.
- 20 por cento dos itens para ler que passam pela sua mesa produzem 80 por cento das informações de que precisa no seu trabalho.
Por isso, é crucial reconhecer que apenas 20 por cento do seu tempo de trabalho provavelmente contribui para cerca de 80 por cento do que é necessário para o seu sucesso. Deverá fazer refletir isso na forma como age, de maneira a que a sua atenção esteja focada nas questões-chave que têm esse efeito dramático.
Revendo as Suas Tarefas
Na prática, nem sempre é fácil identificar exatamente quais tarefas têm esse efeito. Algumas coisas serão claras, outras podem exigir alguma reflexão. Olhe para a descrição do seu trabalho, para a forma como gasta o tempo, e obrigue-se a pensar e a decidir o que é que tem o maior efeito em tudo aquilo que executa no dia a dia.
Pode não ser sempre óbvio, por diversas razões. Poderá dar algumas coisas importantes como garantidas. Quando algo se torna rotina é fácil esquecermos o quão importante isso é.
É provável que não exista uma correspondência direta entre as tarefas cruciais para o seu trabalho e as atividades nas quais passa a maior parte do tempo. No entanto, ao rever as suas atividades diárias, é possível que se sinta motivado a reajustar a forma como organiza o seu tempo de trabalho. Uma perceção clara dos seus objetivos e das tarefas que têm maior impacto nos seus resultados – particularmente aquelas que se encaixam na proporção 80/20 – são a fundação lógica para definir suas prioridades. Ao incorporar esta perceção na sua rotina, estará mais preparado para alocar o seu tempo eficientemente às tarefas essenciais e minimizar ou eliminar as menos importantes.
Notas
Note que, com a intenção e motivação certas, é possível qualquer pessoa melhorar a utilização do tempo, e talvez para aqueles que não deram muita atenção consciente à gestão do tempo ultimamente, aperfeiçoar significativamente a maneira como trabalham. No entanto, é preciso mais do que uma revisão da gestão do tempo e a adoção de uma ou duas ideias para torná-lo verdadeiramente produtivo. Uma revisão vai dar início ao processo, mas deverá continuar a incorporar este conceito.
Os melhores gestores de tempo não só incutiram em si mesmos bons hábitos como colocaram parte do processo em piloto automático. Eles encaram a gestão do tempo como uma disciplina de ajuste contínuo. A dimensão “tempo” é levada em conta em tudo o que fazem!
Conclusão
Assim, dominar a arte de gerir melhor o tempo com a Lei de Pareto não é uma opção, mas sim uma necessidade para qualquer profissional que aspire a excelência. Este princípio atemporal, que se aplica a uma variedade de setores e funções, pode ser a chave para destravar uma produtividade sem precedentes e uma eficácia notável no seu trabalho.
Lembre-se, não se trata apenas de trabalhar mais, mas de trabalhar com inteligência, concentrando-se nas tarefas que proporcionam o maior retorno. A gestão do tempo eficaz com a Lei de Pareto é uma competência que vai além da simples organização de tarefas – é uma abordagem estratégica que, quando bem aplicada, pode levar ao sucesso profissional e à satisfação pessoal.
