Descubra o que é procurement e em que medida é importante para o sucesso da sua empresa. Neste artigo, iremos explorar os conceitos básicos, os objetivos e as etapas envolvidas no processo de procurement.

Neste artigo:

O que é Procurement?

Para todos os que se aventuram no complexo mudo da gestão de empresas, é essencial compreender o conceito de “procurement” e o seu papel fundamental no bom funcionamento de uma organização. O procurement, também conhecido como “compras” ou “gestão de suprimentos”, é o processo de aquisição de bens e serviços necessários para o funcionamento de uma empresa. O procurement está intrinsecamente ligado à logística.

O Procurement em Ação

Imagine-se como gestor de uma empresa transformadora que necessita de adquirir matérias-primas para a produção dos seus produtos. É nesse cenário que o procurement entra em ação. É este processo que identifica os fornecedores adequados, negoceia contratos, gere os relacionamentos com fornecedores e todas as atividades relacionadas à obtenção dos materiais necessários para manter as operações da empresa em pleno funcionamento.

Objetivos do Procurement

O principal objetivo do procurement é garantir que a empresa obtenha os bens e serviços certos, na quantidade certa, no momento certo e ao preço certo. Além disso, procura-se garantir a qualidade dos produtos e serviços adquiridos, bem como a eficiência nos processos de compra.

Etapas do Processo

O processo de procurement é composto por várias etapas, que podem variar de acordo com as necessidades e especificidades de cada empresa. No entanto, de uma forma geral, as etapas envolvem as seguintes atividades:

Identificação das necessidades: Compreender as necessidades internas da empresa e determinar quais bens e serviços são necessários para supri-las.
Procura e seleção de fornecedores: Realizar uma análise criteriosa do mercado para identificar fornecedores confiáveis e adequados às necessidades da empresa.
Negociação de contratos: Estabelecer acordos contratuais claros e favoráveis, levando em consideração fatores como preço, qualidade, prazos de entrega e condições de pagamento.
Gestão de relacionamentos com fornecedores: Desenvolver parcerias sólidas com os fornecedores, monitorizar o seu desempenho e procurar a melhoria contínua das relações comerciais.
Receção e controle dos materiais: Verificar a conformidade dos materiais recebidos em relação aos padrões de qualidade e especificações acordadas.
Avaliação do desempenho: Analisar regularmente o desempenho dos fornecedores, levando em consideração critérios como qualidade, custo, entrega e satisfação do cliente interno.

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Estratégias de Procurement

Existem diferentes tipos de procurement e estratégias que as empresas podem adotar para otimizar o processo de aquisição de bens e serviços. Aqui estão alguns dos principais tipos e estratégias de procurement:

Procurement Direto

O procurement direto envolve a aquisição de matérias-primas e componentes diretamente dos fornecedores. Este tipo de procurement é normalmente utilizado por empresas transformadoras, onde os materiais são essenciais para a produção dos seus produtos.

Procurement Indireto

O procurement indireto refere-se à aquisição de bens e serviços que não estão diretamente envolvidos na produção final da empresa. Isto pode incluir itens como suprimentos de escritório, serviços de TI, manutenção e reparações, entre outros. O procurement indireto é geralmente mais complexo devido à ampla variedade de categorias de compras envolvidas.

Procurement Estratégico

O procurement estratégico é uma abordagem centrada na obtenção de vantagens competitivas por meio das atividades de aquisição. Neste tipo de procurement, as empresas adotam uma visão de longo prazo e procuram estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores-chave. O objetivo é não apenas obter produtos e serviços de qualidade, mas também colaborar com os fornecedores para impulsionar a inovação, reduzir custos e melhorar a eficiência.

Procurement Sustentável

O procurement sustentável envolve a consideração de fatores sociais, ambientais e éticos durante o processo de aquisição. As empresas que adotam esta estratégia procuram trabalhar com fornecedores que sigam práticas sustentáveis, como a redução de emissões de carbono, o respeito pelos direitos humanos e a utilização responsável de recursos naturais. O objetivo é promover a responsabilidade social e contribuir para a sustentabilidade global.

E-Procurement

O procurement eletrónico, também conhecido como e-procurement, implica a utilização de tecnologia para facilitar e agilizar o processo de aquisição. Normalmente, são utilizadas plataformas online para solicitar cotações, fazer pedidos, gerir contratos e até realizar pagamentos. O e-procurement pode melhorar a eficiência, reduzir erros e proporcionar uma visão mais completa e transparente das atividades de compras.

Um site B2B (Business-to-Business) de uma empresa que fornece materiais a outras empresas pode ser considerado uma plataforma de e-procurement. O e-procurement envolve a utilização de tecnologia, particularmente a internet, para facilitar e otimizar o processo de aquisição de bens e serviços.

Procurement Global

O procurement global refere-se à aquisição de bens e serviços num contexto internacional. Neste tipo de procurement, as empresas procuram aproveitar as vantagens competitivas oferecidas por fornecedores em diferentes países, como custos mais baixos, acesso a expertise especializada e ampliação do mercado de fornecedores. No entanto, o procurement global também apresenta desafios adicionais, como diferenças culturais, barreiras linguísticas, logística complexa e questões regulatórias.

Estes são apenas alguns dos tipos e estratégias de procurement existentes. Cada empresa deve avaliar as suas necessidades, recursos e objetivos para determinar qual a abordagem mais adequada para o seu contexto específico. O mais importante é adotar práticas de procurement que promovam eficiência, qualidade, inovação e sustentabilidade

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Diferença entre Procurement e Compras

Embora “procurement” e “compras” estejam relacionados à aquisição de bens e serviços, têm diferenças subtis em termos de âmbito e abordagem. Aqui estão as principais diferenças entre os dois termos:

Âmbito

O “procurement” é um termo mais abrangente que engloba todo o processo de obtenção de bens e serviços necessários ao funcionamento de uma organização. Isto inclui a identificação das necessidades, seleção de fornecedores, negociação de contratos, gestão do relacionamento com fornecedores, controle de qualidade, avaliação de desempenho e muito mais.

Por outro lado, as “compras” normalmente referem-se a uma parte específica do processo de procurement. As compras são a atividade de adquirir produtos e serviços específicos, seja por meio de pedidos regulares, reposições de stock, compras de emergência ou compras pontuais.

Estratégia

O “procurement” é orientado por uma estratégia de longo prazo que procura otimizar o processo de aquisição em toda a organização. Isto envolve a definição de metas, o desenvolvimento de parcerias estratégicas com fornecedores, a busca de inovação, a mitigação de riscos e a redução de custos.

As “compras”, por outro lado, são mais táticas e operacionais. Concentram-se essencialmente na obtenção de produtos e serviços de acordo com as necessidades imediatas da empresa. Embora as compras possam ser influenciadas por considerações estratégicas, o seu foco principal é garantir o fornecimento oportuno dos itens necessários.

Abordagem

O “procurement” adota uma abordagem mais ampla e colaborativa, envolvendo várias partes interessadas dentro da organização, como departamentos de compras, suprimentos, finanças, produção e qualidade. Desta forma, é procurada uma visão holística das atividades de aquisição e promovida a coordenação e a colaboração entre estes departamentos.

As “compras” normalmente são realizadas por uma equipa específica ou departamento responsável pelas atividades de aquisição. A abordagem é mais focada em executar as tarefas necessárias para adquirir os produtos e serviços, como emissão de pedidos, negociação de preços, acompanhamento das entregas, entre outros.

Embora “procurement” e “compras” sejam termos relacionados, é importante perceber as suas diferenças para ter uma visão completa do processo de aquisição de uma organização. Enquanto o “procurement” se concentra numa estratégia abrangente de aquisição, as “compras” são uma parte específica desse processo, responsável pela execução das atividades de aquisição no dia a dia da empresa.

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Conclusão

O procurement desempenha um papel vital no funcionamento eficiente de uma organização. Ao compreender o processo de compra de bens e serviços e adotar práticas sólidas de procurement, as empresas podem otimizar os seus recursos, reduzir custos, mitigar riscos e garantir a qualidade dos produtos e serviços. Portanto, é fundamental valorizar e investir na gestão adequada do procurement para alcançar o sucesso. Agora que já sabe o que é Procurement, está apto a ser o melhor gestor de compras, ou procurement manager, da sua empresa!

Bibliografia

“Procurement Principles and Management“, de Peter Baily, David Farmer, Barry Crocker e outros, 11ª edição (2015) – Oferece uma visão abrangente das estratégias, processos e práticas envolvidas na aquisição de bens e serviços. Explora tópicos como gestão de relacionamento com fornecedores, análise de riscos, contratos e negociações.
“The Procurement and Supply Manager’s Desk Reference“, de Fred Sollish e John Semanik, 2ª edição (2012) – Este livro é uma referência prática para gestores de procurement e supply chain. Abrange uma ampla gama de tópicos, desde o desenvolvimento de estratégias de aquisição até à gestão de contratos, seleção de fornecedores, gestão de riscos e avaliação de desempenho. Também inclui exemplos e estudos de caso para ilustrar conceitos-chave.

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