Como organizar uma sessão de brainstorming numa empresa

Brainstorming – uma técnica para estimular a criatividade

A geração de ideias novas é vital para o sucesso de qualquer organização. E é aí que entra o Brainstorming!

O que é o Brainstorming?

Podemos definir Brainstorming, ou “Tempestade de Ideias”, como uma técnica de desenvolvimento de novas ideias por um individuo ou um grupo na tentativa de resolver um problema específico. Dessa forma, os membros do grupo tentam libertar a mente de preconceitos e medo de rejeição para, de seguida, registar todo o tipo de ideias que surjam na sua mente.

Existem inúmeras aplicações para o uso desta técnica. A maior parte das pessoas associa o brainstorming a novas ideias de produtos ou campanhas de marketing. No entanto, o brainstorming pode ser utilizado para todo o tipo de problemas. Existem, evidentemente, muitas outras formas de resolver estes tipos de questões – então porque utilizar o brainstorming? Aqui estão três razões fundamentais:

Diferentes Pontos de Vista

A melhor forma de saber o que as pessoas pensam sobre um determinado produto, serviço, ou qualquer outra coisa é bastante óbvia – pergunte-lhes! Como gestor, o seu ponto de vista pode ser diferente do das pessoas que atuam num determinado serviço ou processo. Tenha consciência de que é impossível para um gestor conseguir compreender tudo o que envolve o seu produto ou serviço. O Brainstorming e o registo dos diferentes pontos de vista dos outros ajudam a criar ideias e inovações que são amplamente respeitadas dentro de uma empresa.

Estimula o Pensamento

De maneira idêntica ao acima referido, convidar colaboradores de uma empresa para um brainstorming encoraja os trabalhadores a pensar criticamente sobre questões atuais ou objetivos futuros.

» Leia também: Como ter boas ideias para o meu Blog?

Constrói relações dentro das equipas

Em vez de uma só pessoa ficar com a pressão de apresentar uma nova ideia surpreendente, o brainstorming permite aos colaboradores partilhar a carga da inovação, e encoraja-os a trabalhar em conjunto de forma respeitosa e responsável, a desenvolver ideias e a criar soluções viáveis para os problemas. Se estes funcionários forem de diferentes setores dentro de uma empresa, isto também encoraja o pessoal entre escritórios a partilhar os seus pontos de vista sobre uma questão específica – aumentando a compreensão de toda a empresa.

Existem 4 tipos de Brainstorming

Brainstorming é um processo criativo que é utilizado como um passo inicial na geração de possíveis soluções para um problema. O julgamento é posto de parte para dar lugar a uma longa lista de ideias, incluindo mais criativas ou ousadas do que as inicialmente consideradas. Existem, no entanto, vários tipos distintos de brainstorming.

Brainstorming Inverso

Uma técnica criativa de resolução de problemas em que o problema é “girado” e considerado de um ponto de vista diferente para estimular novas e diferentes soluções.

Stop-and-Go Brainstorming

Uma técnica de resolução de problemas em que um grupo se envolve alternadamente em soluções de brainstorming sem avaliação durante dez minutos e depois se envolve num curto período de avaliação. O grupo continua a alternar entre o brainstorming e a avaliação.

Phillips 66 Brainstorming

Uma técnica de resolução de problemas em que um grupo de seis pessoas faz brainstorms durante seis minutos e depois um porta-voz para cada grupo apresenta ou as melhores ideias ou todas as ideias ao grupo maior.

Brainwriting

Uma técnica de resolução de problemas, na qual os participantes fazem um brainstorming individual de ideias e as documentam, depois partilham-nas com um grupo para impulsionar ainda mais o seu pensamento.

Como organizar uma sessão de Brainstorming

Siga estes passos para organizar a sua sessão de brainstorming:

1. Defina o problema

O primeiro passo deverá ser determinar o problema/questão que a sessão deve tentar resolver. A questão deve ser objetiva e clara para todos os participantes. Algo como “Como podemos diferenciar os nossos serviços?” ou “Como podemos aumentar a produção em 30%?”

De seguida, defina regras ou limites para as possíveis soluções. Por exemplo, “As medidas têm que ser implementadas nos próximos 6 meses” ou “estamos limitados a um investimento máximo de 100.000€”.

2 Estabeleça o contexto

De seguida, pergunte-se o que os participantes já sabem sobre o contexto do problema em questão e o que mais precisam de saber. Compile qualquer informação adicional que os participantes eventualmente necessitem e apresente-a durante a sessão.

Terá também de definir à partida qualquer termo chave para que todos saibam exatamente do que estão a falar. Por exemplo, digamos que o problema a resolver é “Como aumentar a produção?”. É necessário definir o que se entende por produção. Número total de unidades, ou número total de unidades sem defeitos? Em quanto pretendemos aumentar a produção? 10%? 30%? Podemos acrescentar recursos para apoiar as soluções que geramos ou não?

3. Escolha o facilitador apropriado

O elemento que coordena a sessão de brainstorming, chamemos-lhe facilitador, deverá ser alguém experiente, que dê fluidez ao processo e livre de ideias pré-concebidas. Deverá ter o cuidado de não deixar ninguém monopolizar a sessão e permitir a livre participação de todos.

4. Convidar as pessoas certas

A sessão deve incluir as pessoas que, dentro da empresas, são afetadas de alguma forma pelo problema a ser resolvido. Deve incluir especialistas no tema assim como não especialistas, como colaboradores doutros setores da empresa. O grupo deverá, idealmente, ter entre 3 a 8 elementos.

“Os especialistas sofrem do mal da especialidade! É difícil para eles verem para além daquilo que conhecem. Por outro lado, os não-especialistas têm a leveza de ser principiantes. Podem fazer perguntas ingénuas e sugerir ideias não convencionais.”

Para conseguir um conjunto de ideias amplo e abrangente, garanta que convida participantes de diversas culturas, idades e formações.

5. Planear os momentos da sessão

Em primeiro lugar, dedique tempo suficiente para definir bem o problema, as condicionantes, o contexto e os conceitos chave daquilo que vai abordar na sessão. Gaste até 20 minutos se for necessário.

A seguir, divida a sessão em duas partes: “Divergência” e “Convergência”.

Neste primeiro momento, a “Divergência”, os participantes vão explorar todas as opções e gerar novas ideias. Isto pode demorar até 30 minutos.

Num segundo momento, a “Convergência”, as ideias são ordenadas pela sua qualidade e as melhores são selecionadas. Normalmente esta fase demora menos tempo – talvez 20 minutos.

Existe ainda um último momento de divulgação de “resultados” que poderá demorar cerca de 10 minutos.

6. Realizar a sessão de Brainstorming

Existem diversas técnicas para coordenar uma sessão de brainstorming. Uma estratégia simples para o momento “Divergência” é o facilitador distribuir “post-its” e dar aos participantes alguns minutos para anotarem as suas ideias. Em seguida, os post-its são depois colados numa parede ou quadro branco.

O facilitador lê então as ideias uma de cada vez, obtém os esclarecimentos necessários e, com o contributo dos participantes, agrupa-as em três ou quatro categorias. Se surgirem novas ideias, estas podem ser acrescentadas em post-its adicionais.

A “convergência” pode ser conseguida pedindo aos participantes que coloquem uma marca de verificação ou estrela pelas suas três a cinco ideias favoritas, dependendo de com quantas “melhores escolhas” se pretende terminar e quantas pessoas estão na sala.

O momento “resultados” pode consistir numa lista das ideias mais favoritas e de quaisquer temas que surjam. Além disso, quaisquer ideias altamente inovadoras, mesmo que não tenham recebido muitos votos, devem fazer parte deste relatório de “resultados”.

Todas estas ideias serão encaminhadas para uma sessão de planeamento ou estratégia para serem examinadas com mais detalhe por um grupo mais pequeno.

Por último, o facilitador deverá explicar os próximos passos e o que irá acontecer às ideias do grupo. Além disso, os participantes deverão também receber um resumo das melhores ideias.

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