Quer tenham um problema que queiram resolver ou ideias que pensem poder melhorar a empresa ou servir melhor os clientes, os colaboradores querem ser ouvidos.
Quando não existe um canal de comunicação aberto com a sua equipa, quando o problema chegar até ao chefe ele já é bem maior. Além disso, fica por aproveitar um grande potencial de ideias que poderiam contribuir para melhorar a própria empresa.
O que é a Política de Porta Aberta?
Política de porta aberta é uma regra estabelecida no local de trabalho que incentiva os trabalhadores a discutir quaisquer ideias ou questões relacionadas com o trabalho com os seus supervisores imediatos ou quaisquer gestores de nível superior com os quais se sintam à vontade para discutir esses tópicos.
Esta metodologia ou regra deverá estimular a comunicação e a confiança em toda a empresa, e os funcionários não deverão recear retaliações. Pelo contrário, devem sentir-se ouvidos e apoiados através de uma política de porta aberta.
» Leia a seguir: Quero gerir melhor a minha empresa! O que fazer?
Como promover uma Política de Porta Aberta?
Se pensa que este tipo de estilo de liderança é para si, siga estes cinco passos para implementar uma política de porta aberta na sua empresa.
1. Adicione essa política ao Manual da Empresa
Para tornar oficial a sua política de porta aberta, adicione essa medida ao Manual da Empresa e divulgue essa alteração. Desta forma, os seus colaboradores poderão verificar que essa política é oficial e sujeita a escrutínio.
2. Comunique as expectativas
Se uma política de porta aberta é nova para os seus funcionários, deve explicar o que é, como funciona, e o que poderão esperar desta política.
Por exemplo, algumas empresas têm uma política de porta aberta bastante literal. Isto significa que, quando a porta de um gesto está literalmente aberta, os funcionários podem simplesmente entrar para conversar.
3. Estabeleça limites
A criação de canais de comunicação abertos e diretos com a gestão é obviamente positivo. No entanto, se não existirem fronteiras ou limites, esta metodologia poderá conduzir a perdas de produtividade. Estabeleça limites que funcionem para si e para a sua equipa.
Os funcionários podem simplesmente aparecer para discutir questões em qualquer momento ou, por outro lado, devem enviar-lhe um e-mail antecipadamente para marcar uma reunião? Alternativamente, poderá definir um horário semanal onde estará disponível para esta conversas informais com colaboradores. Desta forma, evitar estar sempre a ser interrompido, o que poderá impedi-lo de fazer o seu trabalho.
Além disso, considere limitar os tópicos que podem ser abordados. Os colaboradores devem sentir-se à vontade para falar com a gestão se existir um conflito com um colega. No entanto, este tipo de interação não pode tornar-se uma forma de alguém minar continuamente os seus colegas de trabalho.
4. Ouça ativamente os seus colaboradores
Se um funcionário vier ter consigo com um problema ou uma ideia, certifique-se que está a ouvi-lo ativamente. Caso contrário, poderá parecer que não se importa. Pare de digitar, de enviar e-mails, ou de interagir com o smartphone quando um colaborador estive a falar consigo. Pelo contrário, mantenha o contacto visual, faça perguntas que ajudem a esclarecer o assunto, e termine a conversa com um resumo do que foi discutido.
5. Aborde os problemas atempadamente
Algumas empresas dizem ter uma política de porta aberta, mas quando os funcionários exprimem as suas preocupações, nada é realmente feito. Implemente a política de porta aberta, abordando as questões o mais rapidamente possível após o colaborado se ter dirigido a si.
Exemplos de empresas com esta política
Existem muitas empresas, dos mais variados setores, que adotaram políticas de portas abertas. Apresento aqui alguns exemplos de empresas de referência que adotaram este tipo de abordagem de forma a aumentar a transparência, comunicação e produtividade.
Hewlett-Packard
A HP (Hewlett-Packard), uma grande empresa de tecnologia, tem uma política que convida os funcionários a exporem as suas preocupações rapidamente e abre esta porta de comunicação em todos os níveis funcionais da empresa.
No que diz respeito aos limites, os colaboradores devem, primeiro, apresentar as suas preocupações dentro da sua cadeia de comando.
