Desta vez preparamos-lhe uma folha de Excel que gera uma carta de cobrança de dívidas. Esta carta serve para alertar o seu cliente que tem documentos cujo prazo de pagamento já está vencido.
Preparamos um artigo explicativo sobre este assunto. No entanto, se pretender pode descarregar de imediato esta minuta:
O que é uma carta de cobrança de dívidas?
Uma carta de cobrança de dívidas é um procedimento formal de comunicação com o cliente onde este é alertado para a existência de faturas que já deviam ter sido pagas. O cliente pode ser uma empresa (B2B) ou um consumidor final.
Objetivo da Carta de Cobrança
A carta de cobrança poderá ter um, vários ou todos os objetivos seguintes:
- Informar os clientes que devem dinheiro – Se este é o objetivo, então a carta deverá ser o mais simples possível. O teor será cordial e o texto apenas recordará que existem valores em atraso, indicando os valores e as datas que deveriam ter sido cumpridas;
- Estabelecer um acordo de pagamento – Se, através de contactos anteriores, tiver apercebido que o seu cliente enfrenta dificuldades de tesouraria, poderá propor um acordo para o pagamento da dívida. A carta deverá transmitir claramente a sua proposta. Poderá, por exemplo, propor o fracionamento da dívida em 10 mensalidades com um pequeno agravamento para o compensar dos custos de financiamento. No entanto, deve garantir que o acordo é benéfico para as duas partes;
- Iniciar procedimentos legais – Se o pagamento está em atraso há bastante tempo, provavelmente terá que dar inicio aos procedimentos legais de cobrança de dívidas. Assim, a carta deverá alertar para as consequências legais do não pagamento.
O que deve incluir na carta?
A carta de cobrança de dívidas, além da identificação e endereços do remetente e destinatário, deverá incluir a seguinte informação:
- O valor que o cliente nos deve;
- A data à qual a dívida deveria ter sido paga;
- Uma nova data de pagamento ou exigir o pagamento imediato;
- Instruções que facilitem o pagamento como IBAN e endereço de email para envio de comprovativo;
- Contacto direto para esclarecimento de dúvidas ou negociar um acordo de pagamento.
Quando recorrer à injunção?
Por fim, poderá mesmo que recorrer à cobrança coerciva. Nesse sentido, em Portugal, existe um processo mais simples de cobrança de dívidas, para valores inferiores a 15.000€, decorrentes de transações comerciais – é o procedimento de Injunção.
Poderá aceder aqui aos formulários para requerer uma injunção:
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