Diferença entre projeto e processo na gestão de empresas

Diferença entre Processo e Projeto na Gestão de Empresas

Neste artigo vamos explorar a diferença entre processo e projeto, dois conceitos muito utilizados na gestão de empresas.

O projeto é um algo temporário, com uma meta e objetivos específicos, enquanto que o processo é um conjunto de passos ou ações tomadas para realizar uma tarefa ou conjunto de tarefas específicas. Os projetos envolvem frequentemente múltiplos processos, e os processos são frequentemente utilizados para alcançar os objetivos de um projeto. Por outras palavras, um projeto é um conceito mais amplo que engloba múltiplos processos. Por outro lado, um processo é um conjunto específico e definido de passos ou ações.

Gestão de Projetos

A gestão de projetos é o processo de planeamento, organização e supervisão do trabalho de uma equipa para atingir objetivos específicos e cumprir critérios específicos de sucesso. Envolve a definição de metas e objetivos do projeto, a determinação de tarefas e prazos, e a montagem e gestão dos recursos necessários para completar o projeto.

Gestão de Projetos

Alguns elementos-chave da gestão do projeto incluem:

  • Planeamento do projeto. Definir o âmbito, objetivos e metas do projeto; criar um calendário e orçamento do projeto; e identificar os recursos (pessoas, equipamento e materiais) que serão necessários para completar o projeto.
  • Execução do projeto. Isto inclui coordenar e gerir as atividades quotidianas da equipa do projeto; monitorizar o progresso e fazer ajustamentos conforme necessário; e comunicar com as partes interessadas.
  • Monitorização e controlo do projeto. Acompanhar o progresso em relação ao plano do projeto; identificar e gerir os riscos; e fazer os ajustamentos necessários para manter o projeto no bom caminho.
  • Conclusão do projeto. Inclui a conclusão de todas as atividades e resultados do projeto; a obtenção da aceitação final do projeto; e a documentação das lições aprendidas para referência futura.

Metodologias de gestão de projetos como PMBOK, AGILE, SCRUM, Waterfall são amplamente utilizadas para gerir projetos. Cada uma delas tem o seu próprio conjunto de processos e práticas.

Existe também no mercado uma aplicação denominada Microsoft Project que permite gerir projetos de forma bastante eficiente.

Gestão de Processos

A gestão de processos é a gestão sistemática dos diversos métodos e sistemas dentro de uma organização. Envolve a identificação, conceção, controlo, medição e melhoria dos processos que são críticos para o desempenho da organização.

Gestão de Processos

Alguns elementos-chave da gestão de processos incluem:

  • Identificação do processo. Inclui a identificação dos processos que são críticos para o desempenho de uma organização, e a determinação dos processos que precisam de ser geridos e melhorados.
  • Conceção do processo. Definição das entradas, atividades, saídas e controlos para cada processo, e a criação de fluxos e diagramas de processo que descrevem como o processo funciona.
  • Controlo do processo. Inclui a monitorização e medição do desempenho do processo, e a realização dos ajustamentos necessários para assegurar que o processo está a funcionar como pretendido.
  • Medição do processo. Medição de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para cada processo, e a utilização desses dados para avaliar o desempenho do processo e identificar áreas a melhorar.
  • Melhoria do processo. Inclui a análise dos dados do processo, a identificação de oportunidades de melhoria, e a implementação de alterações ao processo para aumentar a eficiência e a eficácia.

A gestão do processo pode ser aplicada a vários aspetos de uma organização, tais como operações, serviço ao cliente, gestão da cadeia de fornecimento e recursos humanos. É frequentemente utilizada em conjunto com outras práticas de gestão, tais como a Gestão da Qualidade Total (TQM) e Six Sigma, para melhorar o desempenho organizacional.

Exemplos de Projetos

Desenvolvimento de produto

O lançamento de uma nova versão de um produto acontece uma vez. O plano do projeto acompanha as tarefas da equipa de engenharia à medida que as exigências evoluem, coalescendo em torno de uma data de lançamento no futuro.

Planeamento de um evento de marketing

A próxima conferência da sua empresa tem um plano para assegurar um espaço, contratar vendedores e fornecedores de catering. Isso é um projeto.

Lançamento de uma nova campanha de marketing

O projeto desenvolvido pela sua equipa de marketing terá uma lista detalhada de todas as tarefas para lançar uma nova campanha de marketing digital através de todos os meios digitais que fazem sentido para o mercado alvo.

Exemplos de Processos

Onboarding de clientes

Cada vez que um novo cliente assina um contrato, uma equipa de experiência do cliente passa por um conjunto de passos repetitivos. Terõ de recebê-los, treiná-los no seu produto, e prestar os serviços necessários.

Embalagem do Produto

Série de passos repetitivos que permitem que um determinado produto acabado seja devidamente embalado e acondicionado.

Expedição de Encomenda

Processo que começa com a receção da nota de encomenda e termina com a emissão da guia de transporte.

Como medimos a eficiência de projetos e processos?

Depois de percebermos a diferença entre processo e projetos, e se estamos a lidar com um processo ou um projeto, podemos então pensar em como medir a sua eficiência.

Medir o desempenho nunca é tarefa fácil. No entanto, deixamos aqui algumas sugestões para esse efeito.

Medindo a eficiência de projetos e processos.

Avaliando Projetos

  • Conclusão de tarefas. Um projeto está no bom caminho se as tarefas estiverem a ser concluídas no tempo certo;
  • Tarefas adicionais acrescentadas. Um projeto é uma lista de tarefas aberta, ou seja, os gestores do projeto poderão acrescentar novas tarefas à medida que novos requisitos ou mudanças vão ocorrendo. Quanto mais tarefas extra, mais lenta será a conclusão.
  • Dentro do orçamento, dentro do tempo definido. Estes dois critérios podem ser analisados quando o projeto ficar concluído – fizemo-lo dentro do prazo e fizemo-lo de forma rentável. Uma vez que o projeto só acontece uma vez, estes critérios são facilmente observáveis.

Avaliando Processos

  • Estamos a tomar boas decisões. Um processo envolve a tomada de decisões. Por exemplo, devemos vender a este cliente, por este preço? Se definirmos um conjunto bem pensado de passos para a nossa equipa tomar estas decisões, isso significa que temos um processo útil.
  • Somos nós, em média, suficientemente rápidos. Os processos, tal como os projetos, devem ser executados o mais rapidamente possível. No entanto, uma vez que um processo se repete muitas vezes, consideramos o tempo médio que leva a percorrer o processo para medir o seu sucesso.
  • Estamos a atingir o objetivo do processo. Finalmente, os processos não têm a ver com uma entrega, mas sim com o incremento de algum objetivo da oganização. Por exemplo, será que estamos a expedir de forma eficiente este produto? O processo de embalagem do produto está a ocorrer de forma rápida, económica e sem falhas?

Conclusão

Resumindo, um projeto é um evento único e poderá incluir, além de tarefas simples, processos. Já um processo é um conjunto sistemático de tarefas com vista a cumprir determinado objetivo e que se irá repetir no tempo.

Esperemos que tenha ficado clara a diferença entre diferença entre processo e projeto, dois conceitos importantes da gestão.

»» Por fim, recomendamos para ler a seguir o seguinte artigo: “Estudo sobre Criatividade nas empresas“.

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